Ketika File Excel Sudah Terlalu Banyak

Apakah anda termasuk yang merasakan bahwa berkas (file) Excel anda sudah mulai terlalu banyak? Mungkin inilah saatnya anda perlu mempertimbangkan untuk beralih ke aplikasi basisdata (database).

Anda mungkin dulu merasakan bahwa pekerjaan anda bisa diselesaikan dengan bantuan aplikasi spreadsheet sepert Ms. Excel. Seiring dengan perkembangan usaha yang makin meningkat, berkas Excel anda pun makin bertambah banyak.

Kerumitan mulai bertambah ketika ada data di satu lembaran (sheet) atau di satu berkas yang berkaitan dengan data di lembaran/berkas lainnya. Akibatnya ketika Anda mengubah data di suatu lembaran/berkas, maka anda harus ingat untuk mengubah data di lembaran/berkas lainnya yang berhubungan. Jika Anda lupa, maka data-data tersebut menjadi tidak sinkron.


Persoalan menjadi lebih rumit jika file anda berhubungan dengan data di berkas milik teman kerja anda. Jika anda lupa untuk selalu saling mensinkronkan data, maka bisa dipastikan data-data yang saling berhubungan itu menjadi tidak aktual. Dalam keadaan ini, membuat laporan menjadi pekerjaan yang melelahkan dan menghabiskan waktu.

Jika anda merasakan ini berarti anda sudah harus beralih ke aplikasi basisdata (database application). Dengan aplikasi basisdata, semua data yang saling terhubung akan selalu tersinkronisasi. Lebih jauh, anda tidak akan direpotkan lagi oleh banyaknya tabel atau berkas yang perlu anda ingat-ingat karena aplikasi basisdata akan menyembunyikannya untuk anda.

Untuk meng-entri data anda tidak perlu mengisi di kolom-kolom tabel. Anda tinggal memasukkan data lewat form (formulir) yang didesain khusus seperti form penjualan, form registrasi siswa, form pendaftaran pasien dll.


Jika anda ingin membuat laporan, Anda tidak perlu melihat kolom-kolom atau baris-baris tabel yang melelahkan mata. Anda juga tidak perlu mencari dan mengambil data dari berbagai tabel/berkas. Aplikasi basisdata akan mencari, mengolah dan menampilkan laporan untuk anda dalam bentuk teks, tabel, atau grafik (chart) secara otomatis dengan sekali klik.


Aplikasi basisdata bisa dibuat salah satunya dengan Microsoft Access. Jika anda pengguna setia Ms Office pasti pernah melihat ikonnya diantara ikon-ikon Ms Word, Ms Excel, dan Ms Powerpoint.

Tidak ada komentar:

Posting Komentar